Les différents types de répondeur logiciels sont principalement définis par les fonctionnalités qu'ils offrent. Il s’agit notamment de la longueur du message que le logiciel est capable d'enregistrer et de qualité audio qui est parfois nettement mieux que ce qui est possible avec un répondeur standard. Certains logiciels est aussi capable de trier les messages entrants dans différents dossiers pour hiérarchiser. Encore un autre logiciel dispose d'un fax fonctionnalité incluse.
Le principe de base de l'aide du logiciel au lieu d'une machine physique pour répondre aux appels téléphoniques et des messages record offre de nombreux avantages. Répondeur logiciel de la machine est capable de manipuler les données entrantes de manière que la machine ne peut pas dédié. L'interface du logiciel lui-même en utilisant à la place d'une machine avec seulement quelques boutons donne également l'avantage d'être capable d'interagir d'une manière plus complexe. Avec le développement de la voix sur protocole Internet ( VoIP ) appels, d'un répondeur logiciel devient une option encore plus attrayante.
Une des caractéristiques les plus efficaces de tous les logiciels du répondeur est la possibilité d'enregistrer des données audio autant comme un périphérique de stockage peut contenir. La qualité audio est peut-être encore mieux, parce que les données numériques ne se dégradent pas au fil du temps la façon dont une force de cassette. Avoir un enregistrement numérique d'un message signifie également la lecture peut être contrôlée, ce qui permet à l'auditeur de passer à travers un message ou archiver pour une écoute ultérieure.
Une autre caractéristique de certains types de répondre logiciel de la machine est la possibilité de trier les messages entrants dans des dossiers spéciaux. Cela permet messages provenant d'appelants inconnus à être placés dans un dossier, tandis que les appels de ses amis connus peuvent être placés dans un autre, ce qui permet à l'utilisateur de hiérarchiser ce qui doit être écouté en premier. Certains logiciels permettent même la réception et le tri des messages texte et image.
Selon le type de connexion Internet, certains types de logiciels répondant de la machine peuvent être configurés pour envoyer des alertes à d'autres appareils ou email comptes. Le logiciel peut prendre un message et envoyer un alerte email à une adresse de messagerie professionnel avec les détails de qui a appelé et combien de temps le message est. Il pourrait même inclure la capacité d'envoyer des messages texte via une interface web.
Il y a des types spécifiques de répondre logiciel de la machine qui tentent d'être plus qu'un simple logiciel d’enregistrement. Cela peut inclure un programme qui a également la reconnaissance vocale, qui permet un contrôle à naviguer exclusivement par commandes vocales. Certains programmes intègrent également une fonction de numérotation téléphonique de telle sorte que, une fois un message est écouté, le numéro de téléphone peut être composé de retour sur demande pour lancer un appel.
Il y a aussi des types de logiciels répondant de la machine qui intègrent d'autres options, comme la possibilité de recevoir une transmission de fax. Le même type de logiciel pourrait également inclure la possibilité d'envoyer un fax. En intégrant les capacités d'un répondeur téléphonique, l'accès à une ligne téléphonique en temps réel et la puissance d’entièrement personnalisables logiciels, il existe une combinaison infinie de fonctions qui peuvent être utilisés en répondant logiciel de la machine.