Devenez un utilisateur Google Drive avec ces 20 astuces et astuces
AUGMENTEZ VOTRE PRODUCTIVITÉ
Lorsque Google Docs est apparu il y a plus d'une décennie, l'idée d'un logiciel fonctionnant dans un navigateur était encore étrange et inhabituelle. Depuis lors, le Google Drive ré-imprimé est passé de solidité, avec des millions qui comptent maintenant sur le traitement de texte gratuit, la feuille de calcul et les outils de présentation qu'il offre.
Tout simplement parce que vous utilisez Google Drive ne signifie pas que vous l'utilisez à plein potentiel. La suite offre des fonctionnalités inattendues et puissantes lorsque vous grattez sa surface. Voici 20 des plus utiles.
1. Travailler hors ligne
Le mode hors connexion de Google Drive vous permet de créer et de modifier des fichiers dans votre navigateur, même sans connexion internet. Dès que vous vous connectez au Web à nouveau, cela synchronisera vos modifications. Pour le configurer, cliquez sur l'icône de routage dans Google Drive , choisissez Paramètres, puis cochez la case d'accès hors connexion.
2. Formats de copie
L'un des outils les plus utiles dans Docs, Sheets et Slides est un petit bouton qui ressemble à un rouleau de peinture, appelé format Paint. Sélectionnez un texte, cliquez sur ce bouton dans la barre d'outils et vous pouvez coller le format de texte (et non le texte lui-même) dans votre document au besoin.
3. Rechercher dans les images et les fichiers PDF
Vous ne l'avez peut-être pas réalisé, mais Google Drive analyse toutes les images et les fichiers PDF que vous téléchargez. Cela permet de rechercher le texte. Essayez de rechercher une phrase que vous connaissez est dans une image ou un PDF. La fonctionnalité n'est pas encore parfaite, ne tentez pas de rechercher une phrase manuscrite, par exemple, mais cela vous est utile.
4. Synchronisez vos fichiers entre les ordinateurs
Vous pouvez télécharger des clients Google Drive pour Windows et MacOS qui synchroniseront vos fichiers, ceux que vous créez dans Google Drive et ceux sur votre ordinateur local entre les ordinateurs. Le client de bureau créera un dossier Google Drive sur les ordinateurs. Retirez tout fichier dans ce dossier, et le fichier sera téléchargé sur le Web et synchronisé avec les dossiers Google Drive sur vos autres périphériques. N'essayez pas simplement de télécharger tout ce que vous possédez: Google Drive a des limites de stockage (voir # 7 sur cette liste).
5. Étiqueter les personnes dans les commentaires
Google Drive est idéal pour travailler sur des documents (et des feuilles de calcul et des présentations) avec d'autres personnes. Si vous devez attirer l'attention d'un collaborateur, vous pouvez le faire dans un commentaire: commencez simplement à taper le nom d'un contact, puis choisissez la bonne entrée dans la liste qui s'affiche.
6. Revenir aux anciennes versions
Si vous devez annuler certaines erreurs ou simplement pining pour le passé, vous pouvez accéder aux anciennes versions du Doc, Sheet ou Slide que vous avez édité. Ouvrez le menu Fichier, cliquez sur Voir l'historique des révisions, et vous pouvez prévisualiser ou revenir aux versions précédentes du document.
7. Vérifiez les fichiers les plus importants
Ceux d'entre vous qui ont payé Google pour un espace de stockage supplémentaire souhaitent probablement savoir ce qui prend la majeure partie. Et si vous manquez de place, vous voudrez peut-être savoir ce qui accumule tout votre espace. Pour le décrire, faites glisser le curseur sur la zone de quota de stockage à gauche de l'écran Google Drive , puis cliquez sur le bouton "i" pour voir vos fichiers les plus importants listés en premier.
8. Stream vidéo
Si vous téléchargez des clips vidéo sur Google Drive dans un format populaire (tel que MP4), vous pouvez les diffuser directement à partir du cloud, du style YouTube, sans aucun réglage ou édition spécial. C'est une façon de prendre votre collection de films lorsque vous êtes loin de chez vous.
9. Ajouter des liens spécialisés
Les liens hypertextes intégrés dans les documents ne doivent pas conduire à des sites Web: vous pouvez facilement créer des liens qui vont vers d'autres fichiers dans Google Docs. Ouvrez la boîte de dialogue du lien en cliquant sur l'icône de lien dans la barre d'outils, puis exécutez une recherche du titre du fichier auquel vous souhaitez lier.
10. Importer de nouvelles polices
Pour les moments où vous souhaitez ajouter un peu plus de piquant à vos documents, importez une ou deux sources supplémentaires. Ouvrez le menu des polices déroulantes dans la barre d'outils, sélectionnez Plus de polices, et vous aurez accès à des milliers de choix tirés de la collection Google Fonts .
11. Dicter les documents
Si vous souhaitez que vos doigts de dactylographie surchargés fonctionnent au repos, passez la dictée dans Google Docs. Ouvrez le menu Outils, cliquez sur Taper sur la voix, cliquez sur le microphone et commencez à parler. Si le logiciel crée une faute de frappe, cela ne pose aucun problème. Vous pouvez toujours effectuer des modifications avec le clavier alors que l'outil de dictée est ouvert.
12. Ajouter des mots au dictionnaire
Par défaut, les mots mal orthographiés sont soulignés dans Google Docs, ce qui peut être gênant si vous utilisez beaucoup de termes personnalisés et d'argot. Pour ajouter un mot au dictionnaire, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Ajouter au dictionnaire personnel (qui se trouve dans le menu Outils).
13. Remplissez rapidement une série de cellules
Pour remplir une longue colonne ou une rangée de cellules avec une série (comme les jours de la semaine ou les chiffres), mettez en surbrillance la première cellule ou les cellules de la série, puis cliquez sur le petit carré bleu dans le coin inférieur droit. (Lorsque vous roulez sur cette «poignée», le curseur devrait ressembler à un petit signe plus.) Faites glisser vers le bas ou à travers et, si l'application peut comprendre comment la série fonctionne, elle l'étendra aux carrés que vous êtes mise en évidence.
14. Voir les calculs instantanément
Lorsque vous travaillez sur une feuille de calcul dans Google Sheets, prenez note du petit sommaire qui s'affiche en bas à droite. Sélectionnez un groupe de cellules et vous pouvez cliquer ici pour voir à quoi correspondent les contenus, ainsi que leur moyenne, leur maximum et leur minimum.
15. Commencez par un modèle
Les modèles sont également disponibles dans Docs and Slides, mais ils sont particulièrement utiles dans Google Sheets. Ces plans peuvent vous donner une longueur d'avance avec vos finances, votre rapport annuel ou tout ce que vous construisez. Rendez-vous sur la page d'accueil Google Sheets en ligne pour voir quels modèles sont disponibles.
16. Ajouter des images
Améliorez vos feuilles de calcul avec une photo ou cinq. Ils peuvent flotter sur le document (cliquez sur Insérer, puis sur Image) ou être verrouillé dans une cellule particulière. Pour cette dernière option, entrez "= IMAGE (URL)" dans la cellule, en remplaçant "URL" par le lien vers l'image sur le Web .
17. Utilisez la glissière principale
Voulez-vous apporter les mêmes changements à beaucoup de diapositives à la fois? Le diaporama principal de la présentation est votre ami. Ouvrez le menu Diapositives, cliquez sur Modifier le maitre et vous pouvez modifier les mises en page des modèles pour vos diapositives, de la diapositive du titre à celles qui montrent les listes de point de balle.
18. Choisissez les bonnes images
Si vous déposez une image dans votre présentation, vous voulez une qui correspond à votre schéma de couleurs existant. Google Slides peut vous aider. Choisissez Insérer puis Image, et si vous passez à l'onglet Rechercher et entrez quelques termes, vous pouvez ensuite choisir une photo avec la couleur dominante idéale.
19. Transmettre des présentations à un Chromecast
Les chances sont que, si vous créez une présentation dans Google Slides, vous prévoyez de la partager avec un public. Si vous cliquez sur le menu déroulant présent sur le Web, vous verrez une option "Présent sur un autre écran". Utilisez ceci pour envoyer les diapositives à un Chromecast voisin, ou même à l'un des récepteurs AirPlay d'Apple.
20. Intégrez des présentations en ligne
Une autre façon d'envoyer votre présentation dans le monde entier est de l'intégrer sur une page Web. Cliquez sur Fichier puis sur Publier sur le Web, et vous pouvez soit publier la présentation publiquement avec sa propre URL, soit obtenir le code HTML dont vous avez besoin pour l'intégrer ailleurs.