La source des données est un terme utilisé pour décrire l'origine de l'information qui est utilisée pour créer des données électroniques. Les données de ce type sont généralement créé dans l'une des deux façons. Une approche consiste à numériser des documents papier et créer des fichiers électroniques de ces copies papier. Une approche différente consiste à lire les informations sur la copie papier et entrer les données dans un format électronique avec l'utilisation d'un clavier et d'un certain type de logiciel de traitement de données. Ceci permet à la source de données est placé en stockage pendant que les données d'accompagnement électroniques peuvent être utilisés quand et comme on le souhaite, sans avoir besoin de constamment récupérer le document original.
La numérisation des données source est une approche commune pour la préservation de précieux documents sur papier qui peuvent être en danger de détérioration. Le processus de numérisation permet effectivement de créer une image électronique du document original. Cela est particulièrement utile avec des données de sources telles que documents historiques tels que les contrats commerciaux, les rapports de recensement, actes et autres types de documents. En faisant usage des copies électroniques, il est possible de consulter et d'utiliser l'information contenue dans les documents sans soumettre les originaux supplémentaires à l'usure.
Il y a quelques exemples de scanners qui font plus que simplement créer une image électronique de données source. Un exemple est un scanner qui est programmé pour traiter l'information trouvée sur une carte de visite. Au lieu de créer un fac-similé électronique de la carte, le scanner lit réellement l'information et elle se rapporte à des domaines spécifiques tels que nom, adresse, numéros de téléphone et de fax, et adresses e-mail. L'information obtenue à partir de la source de données est ensuite déposé dans une base de données qui est compatible avec le logiciel du scanner, en économisant beaucoup de temps dans la saisie des données et la création de listes de diffusion.
Souvent, les données de base fournissent l'information qui est utilisée dans diverses tâches de saisie de données. Dans cette application, on ne cherche pas à utiliser le logiciel de numérisation pour créer des images ou extraire des données à partir de la source. Au lieu de cela, les individus de lire les données de base figurant sur vos documents papier et saisissez les informations dans un type de base de données. Cela crée de stockage informatique des données sauvegardées avec les données dures source de la copie, et offre l'avantage d'être en mesure d'éditer et de partager l'information électronique avec les autres, sans la nécessité de partager le document source. Les informations peuvent également être combinées en totalité ou en partie avec des données provenant d'autres sources, si nécessaire, ce qui permet le document source à rester intact et conservé dans sa forme originale.