La gestion de
l'impression peut avoir plusieurs définitions. Il peut être mieux décrit comme
le contrôle, l'entretien et la surveillance d'un environnement d'impression et
ses niveaux de productivité. Généralement, un administrateur qui s'occupe de la
gestion d'impression peut gérer toutes les imprimantes sur son réseau. Il est
fourni avec des mises à jour en temps réel sur les imprimantes et le réseau sur
lequel ils opèrent. En substance, il peut gérer de nombreuses imprimantes et de
leurs environnements d'un ordinateur. Si l'administrateur n'a pas été engagé
dans les activités de gestion de l'imprimante, il peut avoir à tendre à chaque
ordinateur individuellement.
La gestion
d'impression est destinée à fournir aux entreprises et aux organisations les
outils nécessaires pour tirer le meilleur parti de leurs ressources. Espace, le
matériel, les logiciels et l'heure - que des délais - sont tous considérés
comme lors de la tentative de rationaliser les opérations d'impression. Les
propriétaires d'entreprises peuvent choisir d'externaliser leurs activités de
gestion d'impression et de suivre les conseils de professionnels qui
fournissent des services de gestion d'impression. Par exemple, un service de
gestion d'impression tiers peut évaluer les procédés d'impression d'une
entreprise et offrir des suggestions comme matérielles et logicielles mises à
jour, le transfert de l'équipement ou l'ajout d'un employé pour augmenter la
productivité.
Les rapports
fournis par les activités de base de gestion d'impression peuvent aider un
administrateur à maintenir au-dessus de ce qui se passe dans son environnement
d'impression. Si un administrateur identifie les activités qu'il pense peuvent
contribuer à un problème plus tard, il peut prendre des mesures pour modifier
les comportements dans l'environnement d'impression. Par exemple, un
administrateur qui constate papier gaspillé peut imposer des limites
d'impression ou exiger que les utilisateurs utilisent des options qui
permettent l'impression recto verso.
La gestion de
l'impression peut également aider un administrateur dans leurs efforts de
dépannage. Notifications et son peuvent être envoyés à distance par
l'intermédiaire du système pour résoudre les problèmes. Ces problèmes peuvent
aller de portée des changements de toner et de papier simples à des
défaillances du système. Depuis les petits problèmes sont pris avant qu'ils ne
deviennent plus grands, la nécessité d'un soutien technique majeur peut être réduite.
Outre la
rationalisation des opérations, la gestion de l'impression peut aider à
économiser de l'argent et d'augmenter la productivité d'une entreprise ou d'une
organisation. Par exemple, les activités de gestion d'impression bénéfiques
comprennent ceux qui réduisent les déchets et réduire la quantité de
réparations nécessaires pour maintenir un environnement d'impression
opérationnel. Pour profiter pleinement des avantages de la gestion de
l'impression, des changements devront être faits en fonction des besoins
spécifiques d'une entreprise.