Le logiciel de gestion des connaissances est un outil ou un ensemble d'outils, utilisés pour collecter électroniquement, organiser, partager et consulter les informations des entreprises parmi une variété d'utilisateurs. Le concept de gestion des connaissances (KM) développé dans les années 1990 que les entreprises ont lutté avec des moyens efficaces pour gérer et récupérer des informations de l'entreprise. Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise ont été développés, avec un logiciel spécifique de gestion des connaissances pour faciliter la collecte et la diffusion des connaissances. Actuellement, il ya des centaines de différents outils logiciels de km, chacun étant conçu pour un type spécifique de l'entreprise.
Divers groupes tels que le service client, les technologies de l'information (TI), vente au détail, de la science, de l'ingénierie, du gouvernement et de l'éducation peuvent avoir besoin d'un logiciel de gestion des connaissances spécialisées. Par exemple, certains logiciels de KM gère les informations sur les clients ou les clients, d'améliorer les ventes et le support client. Un autre type peut recueillir des renseignements sur les compétences des employés, des talents, de l'éducation et de la formation de l'entreprise, de puiser dans l'expertise qui auraient pu passer inaperçus dans le passé. Certains outils gèrent le flux de travail, fournissent une formation, ou de standardiser les processus grâce à des instructions étape-par-étape ou manuels.
La gestion des connaissances commence avec le processus de collecte d'information disponible. Les documents papier, e-mails. pdf ou des fichiers de traitement de texte, des dessins ou des graphiques, du contenu Web, les documents manuscrits, microfilms ou microfiches et les fichiers numériques sont toutes les entrées possibles. La connaissance d'un expert en la matière peut également être écrite et ajoutée à la base de connaissances. Des outils spéciaux peuvent convertir divers apports de l'information dans un format standard et d'améliorer la qualité de la documentation qui en résulte. L'ensemble des connaissances qui en résulte est généralement stocké dans une base de données puissante.
Une fois que l'information a été recueillie, d'autres outils logiciels de gestion des connaissances sont utilisés pour gérer l'information. Les documents et fichiers peuvent être liés, indexés et classés de sorte qu'ils sont facilement scannés et accessibles par des outils de récupération. Certaines informations peuvent besoin de contrôle de version afin que les utilisateurs sont sûrs d'utiliser seulement les informations les plus à jour, tandis que les versions précédentes sont archivées. Les outils de KM permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer à la création de l'information et de la gestion d'un processus d'examen et d'approbation. Les autres caractéristiques peuvent inclure des contrôles d'accès, les archives et les capacités d'extraction et la conversion de différents types de sortie.
Il y a beaucoup d'avantages commerciaux en utilisant un logiciel de gestion des connaissances. Il réduit la nécessité pour les entreprises de gérer et de stocker de grandes quantités de papier ou en divers formats, avec différents besoins de stockage. Les informations peuvent être récupérées plus rapidement, à partir d'un large éventail de sources, et peut être partagé et contrôlé plus facilement. Les outils de KM permettent aux utilisateurs de recueillir des informations sur les informations, telles que métriques, de la productivité, des problèmes récurrents ou commune, et les pannes de flux de travail. Pour ces raisons, les logiciels de gestion des connaissances ne cesse de croître en popularité, la complexité et l'application pratique.