Un gestionnaire de contacts est un logiciel qui permet à un utilisateur de stocker, d'organiser et numéros de téléphone de recherche, adresses, dates, notes, listes, et plus encore. Semblable à un gestionnaire d'informations personnelles, un gestionnaire de contacts est conçu pour les représentants des ventes et d'autres qui ont besoin de stocker des informations sur les clients et prospects de vente, de planifier des réunions et des appels des téléphones, et organiser des documents courrier électronique ou SMS. Avec les énormes quantités de données se heurte à une personne chaque jour, un seul endroit pour stocker ces données est attrayante. Caractéristiques d'un gestionnaire de contacts peuvent également inclure la possibilité de stocker des mots de passe, les dates importantes et les rendez-vous, et la capacité de partager des données avec un autre ordinateur ou un assistant numérique personnel. Certains gestionnaires de contacts peuvent permettre à plusieurs utilisateurs d'accéder à une base de données partagée de contacts.
Un gestionnaire de contacts peut également générer des rapports et organiser, prévoir et suivre les activités de vente. Certaines disposent de la possibilité de joindre une photo, ce qui est idéal pour ceux qui ne peuvent pas toujours se souvenir des noms, ou des documents à l'enregistrement du contact. La sauvegarde automatique est un dispositif de sécurité important sur un gestionnaire de contacts. Une autre fonctionnalité disponible est la capacité de regrouper et de classer les contacts.
Au lieu de prendre des notes sur des bouts de papier ou de conserver un ordinateur portable, de nombreux utilisateurs optent pour un gestionnaire de contact avec une "note" caractéristique. Grâce à cette fonction, vous pouvez saisir, couper et coller, ou couper des sections de pages Web dans votre gestionnaire de contacts. Le logiciel va automatiquement heure et la date de votre entrée pour vous aider à trier vos notes. Certains appareils vous permettent également de remettre écrire des notes avec un stylet spécialisé.
Comme gestionnaires d'informations personnelles, un gestionnaire de contacts peut aussi avoir un calendrier. L'utilisation d'un programme de gestion de calendrier, vous pouvez garder une trace des réunions, fêtes, anniversaires, etc. Rappels audio peut vous alerter que la cession est dû ou un temps de réunion est proche.
La fonction de recherche d'un gestionnaire de contacts est extrêmement précieuse. Vous pouvez effectuer une recherche par date, par catégorie, des phrases, ou d'autres méthodes pour trouver le matériel que vous recherchez. Un gestionnaire de contacts peuvent également contenir des modèles pour les tâches courantes, telles que les messages téléphoniques, les dossiers de dépenses, ou listes de tâches.
De nombreuses versions de gestionnaires de contacts existent. Certains systèmes sont basés sur Internet, ce qui signifie qu'il n'ya pas de logiciel à charger. D'autres logiciels de gestion de contacts peuvent être chargés sur le serveur de l'entreprise afin que les bases de données d'informations client sont accessibles à plusieurs employés. D'autres font partie d'une autre application, telle que Microsoft Outlook, qui dispose d'une fonctionnalité Gestionnaire de contacts professionnels.