L’information Lifecycle Management est le nom donné aux stratégies et politiques utilisées par l'entreprise pour maintenir et organiser l'information numérique. C'est l'évolution moderne des stratégies utilisées pour gérer les données physiques telles que celles stockées sur papier, des films et d'autres supports physiques. Un morceau de données subit cinq phases de la gestion du cycle de vie de l'information. Ce sont la création, la distribution, l'entretien, l'utilisation et la disposition.
Avec la gestion de l'information du cycle de vie, le mouvement et le stockage d'un morceau donné de données est contrôlé à partir du moment de sa création jusqu'au moment où il cesse d'être utile. Habituellement, cela se produit dans un contexte d'affaires, si la gestion du cycle de vie de l'information peut également être utilisée pour gérer les données à des fins gouvernementales ou autres. La politique de gestion du cycle de vie de l'information d'une entreprise est dictée par les objectifs généraux de l'organisation et est étroitement lié à ses conditions générales de technologie de l'information.
Le processus commence par la création ou la réception d'un nouvel élément d'information. Les données peuvent être créées à l'interne, comme quand un comptable prépare un budget pour l'organisation, ou il peut être reçu de quelqu'un de l'extérieur de l'entreprise. Cela peut inclure des formes, de la correspondance, ou des rapports.
L'information est ensuite distribuée. Sur le plan interne, les données sont transmises aux travailleurs et aux gestionnaires de l'entreprise qui en ont besoin pour prendre des décisions politiques. Les données peuvent également être distribuées à l'extérieur de fournisseurs, des clients ou des actionnaires.
Ensuite, l'information peut être utilisée pour aider à prendre des décisions commerciales ou orienter la politique de l'entreprise. Tout au long du processus d'utilisation et de distribution, l'information doit être maintenue. L'entretien comprend le dépôt, la récupération et le transfert de l'information. Pour que l'information soit utile, l'entreprise doit organiser dans un ordre prédéterminé et avoir un système en place pour gérer cela. Procédés pour le suivi des données pendant qu'il est en cours d'utilisation font également partie de l'étape d'entretien.
Enfin, l'information subit disposition. C'est la politique tracée pour traiter l'information qui est devenu moins précieux au fil du temps. Ces données sont moins fréquemment consultées et ont peut-être déjà satisfait aux exigences de conservation prévues par les règles gouvernementales ou organisationnelles.
Dans un système bien organisé de gestion du cycle de vie de l'information, les données se déplacent en douceur à travers ces cinq étapes. Une exception est lorsque l'entreprise est engagée dans une action en justice. Dans ce cas, certaines données peuvent être gelés ou supprimés à partir du flux de données en général jusqu'à ce que la question juridique peut être résolu.