Les réunions en ligne sont des rassemblements qui ont lieu en utilisant l'Internet comme moyen de communication en temps réel. Plutôt que d'avoir les participants à la réunion se réunissent dans un lieu physique, le World Wide Web est utilisée pour créer un lieu de rencontre virtuel qui peut être consulté avec les informations d'identification appropriées. En fonction de la plate-forme logicielle utilisée pour la rencontre en ligne, les participants peuvent être en mesure de communiquer avec l'animateur ou le président de plusieurs façons différentes.
Une des façons les plus courantes et peu coûteux de tenir des réunions en ligne est de profiter de la possibilité de créer une salle de chat privé avec une superposition audio. Dans cette application, chaque participant met en place un compte avec le fournisseur de salle de chat. Le président crée un salon de discussion privé et invite les participants à entrer dans la salle. Une fois que tout le monde est réuni, la réunion peut avoir lieu en tapant des messages dans le panneau de discussion commun ou en utilisant la fonction audio en conjonction avec haut-parleurs et des microphones connectés sur le bureau de chaque participant ou un ordinateur portable. Alors que l'interaction est limitée, il y a généralement aucun coût associé à cette option, et si la communication verbale est suffisante pour effectuer adéquatement la réunion, en utilisant un salon de chat fonctionne très bien.
Pour plus robustes des réunions en ligne, à l'aide d'un fournisseur de conférence Web peut être une option. Avec une conférence Web, il n'y a normalement la capacité de communiquer verbalement via une connexion audio conférence qui fonctionne indépendamment de la partie visuelle de la conférence. Les animateurs peuvent partager des présentations de diapositives, feuilles de calcul et autres documents avec le groupe en les affichant dans la fenêtre de visualisation.
Avec la plupart des réunions en ligne de ce type, l'animateur peut mettre les autres participants dans ce qui est connu comme un mode d'écoute seulement, c'est-à-dire qu'elles peuvent entendre ce que dit l'animateur, mais ne peut répondre verbalement. La plupart des services de conférence Web permettent aux participants d'envoyer vos questions et commentaires à l'animateur par le biais d'une interface qui ne l'animateur peut voir. Cette approche fonctionne souvent bien quand il est nécessaire de faire une présentation formelle. Lorsque l'animateur est prêt pour l'interaction verbale, il n'y a normalement la possibilité de faire toutes les connexions à la conférence entièrement interactif, ou pour permettre aux participants d'être reconnu et autorisé à poser une question ou de répondre verbalement à l'animateur.
Les réunions en ligne ont plusieurs avantages. Tout d'abord, il est possible d'organiser une réunion dans un délai très court. Les gens n'ont pas à organiser un voyage à une réunion physique ou bloquer les temps de déplacement vers et à partir de la réunion. Deuxièmement, la distance ne devient pas un problème. Les participants peuvent participer à des réunions en ligne, peu importe où ils se trouvent partout dans le monde. Troisièmement, les réunions en ligne prennent la commodité d'une conférence audio vers de nouveaux sommets en permettant l'interaction visuelle ainsi. De nombreux services de réunions en ligne permettent de tirer parti des fonctionnalités telles que la collaboration, plusieurs présidents et les sites de mot de passe de réunion protégées.
Il ne fait aucun doute que les réunions en ligne aux formats libres et payants peuvent sauver des entreprises beaucoup de temps et d'argent. Dans le même temps, à but non lucratif et organisations confessionnelles pouvez également utiliser les réunions en ligne avec avantage, à la fois à des fins internes et de communiquer efficacement avec les partisans ou les adhérents de l'organisation.