Un gestionnaire de contacts est un logiciel qui permet à un utilisateur de stocker, organiser et rechercher des numéros de téléphone, des adresses, des dates, des notes, des listes, et plus encore. Semblable à un gestionnaire d'informations personnelles, un gestionnaire de contacts est conçu pour les représentants des ventes et d'autres qui ont besoin de stocker des informations sur les clients et les perspectives de ventes, de planifier des réunions et des appels de téléphones, et d'organiser des emails et des documents texte. Avec les énormes quantités de données une personne rencontre chaque jour, un seul emplacement pour stocker ces données est attrayant. Les caractéristiques d'un gestionnaire de contacts peuvent également inclure la possibilité de stocker des mots de passe, des dates et des rendez-vous importants, et la capacité de partager des données avec un autre ordinateur ou un assistant numérique personnel. Certains gestionnaires de contacts peuvent permettre à plusieurs utilisateurs d'accéder à une base de données partagée de contacts.
Un gestionnaire de contacts peut également générer des rapports et d'organiser, prévoir et suivre les activités de vente. Certaines disposent de la possibilité de joindre une photo, ce qui est idéal pour ceux qui ne peuvent pas toujours se souvenir de noms, ou des documents à l'enregistrement du contact. Sauvegarde automatique est un élément de sécurité important sur un gestionnaire de contacts. Une autre caractéristique est la capacité disponible pour le groupe et classer les contacts.
Au lieu de prendre des notes sur des bouts de papier ou de conserver un ordinateur portable, de nombreux utilisateurs optent pour un gestionnaire de contact avec une fonctionnalité «notes». Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez taper, couper et coller, ou couper des sections de pages Web dans votre gestionnaire de contacts. Le logiciel va automatiquement le temps et la date de votre entrée pour vous aider à trier vos notes. Certains appareils vous permettent également de remettre les notes écriture avec un stylet spécialisé.
Comme les gestionnaires d'informations personnelles, un gestionnaire de contacts peut aussi avoir une fonction de calendrier. Utilisation d'un programme de gestion de calendrier, vous pouvez garder une trace de réunions, vacances, anniversaires, et ainsi de suite. Rappels audio, vous pouvez alerter qu'une cession est due ou un temps de réunion est proche.
La fonction de recherche d'un gestionnaire de contacts est extrêmement précieuse. Vous pouvez effectuer une recherche par date, par catégorie, des phrases, ou d'autres méthodes pour trouver le matériel que vous recherchez. Un gestionnaire de contacts peut aussi contenir des modèles pour les tâches courantes, telles que les messages téléphoniques, notes de frais, ou des listes de choses à faire.
De nombreuses versions de gestionnaires de contacts existent. Certains systèmes sont basés par Internet, ce qui signifie qu'il n'y a pas de logiciel à charger. Autres logiciels de gestion de contacts peut être chargé sur le serveur de l'entreprise de sorte que les bases de données d'information à la clientèle sont accessibles à plusieurs employés. D'autres font partie d'un autre logiciel, tel que Microsoft Outlook, qui a une fonction de gestionnaire de contacts d'affaires.