Le logiciel de gestion des connaissances est un outil ou un ensemble d'outils, utilisés pour recueillir électroniquement, d'organiser, de partager, et des renseignements commerciaux examen auprès d'un large éventail d'utilisateurs. Le concept de gestion des connaissances (KM) développée dans les années 1990 que les entreprises aux prises avec des moyens efficaces pour gérer et récupérer des informations d'entreprise. Systèmes de gestion de contenu ont été développés, avec un logiciel de gestion des connaissances spécifiques pour faciliter la collecte et la diffusion des connaissances. Actuellement, il y a des centaines de différents outils logiciels KM, chacun étant conçu pour un type d'activité spécifique.
Divers groupes tels que le service à la clientèle, technologie de l'information (TI), commerce de détail, de la science, de l'ingénierie, du gouvernement et de l'éducation peuvent avoir besoin des logiciels spécialisés de gestion des connaissances. Par exemple, certains logiciels KM gère les informations sur les clients ou les clients, d'améliorer les ventes et le support client. Un autre type peut recueillir des informations sur les compétences des employés, des talents, de l'éducation et de la formation des affaires, de puiser dans l'expertise que peut-être passé inaperçu dans le passé. Certains outils de gestion de flux de travail, une formation ou de standardiser les processus étape par étape les instructions ou les manuels.
La gestion des connaissances commence avec le processus de collecte d'information disponible. Les documents papier, e-mails,. Pdf ou des fichiers de traitement de texte, des dessins ou des graphiques, du contenu Web, des documents manuscrits, de microfilms ou de microfiches et fichiers numériques sont toutes les entrées possibles. Une connaissance expert en la matière peut aussi être écrite et ajoutée à la base de connaissances. Les outils spéciaux peuvent convertir les entrées diverses informations dans un format standard et d'améliorer la qualité de la documentation qui en résulte. L'ensemble des connaissances résultant est généralement stocké dans une base de données puissante.
Une fois que l'information a été recueillie, d'autres outils de gestion des connaissances de logiciels sont utilisés pour gérer l'information. Les documents et fichiers peuvent être liés, indexés et classés de sorte qu'ils sont facilement balayés et accessible par les outils de recherche. Certaines informations peuvent avoir besoin de contrôle de version afin que les utilisateurs sont sûrs d'utiliser uniquement les informations les plus à jour, tandis que les versions précédentes sont archivées. Outils de KM permettre à plusieurs utilisateurs de collaborer sur la création de l'information et de la gestion d'un processus d'examen et d'approbation. D'autres caractéristiques peuvent inclure des contrôles d'accès, les archives et les capacités de récupération et de conversion de types de sorties différentes.
Il y a beaucoup de bénéfices commerciaux en utilisant un logiciel de gestion des connaissances. Il réduit la nécessité pour les entreprises de gérer et de stocker de grandes quantités de papier ou d'enregistrements dans différents formats avec les besoins de stockage différentes. Les informations peuvent être récupérées plus rapidement, à partir d'un large éventail de sources, et peuvent être partagés et contrôlés plus facilement. Outils de KM permettent aux utilisateurs de recueillir des informations sur les informations, telles que des indicateurs, la productivité, les problèmes récurrents ou commune, et les pannes de flux de travail. Pour ces raisons, les logiciels de gestion des connaissances ne cessent de croître en popularité d'application, la complexité et pratique.