La gestion de l'impression totale diffère de la moyenne des activités de gestion d'impression par le fait qu'il s'agit d'une évaluation en profondeur de productivité de l'infrastructure d'impression. Il considère le matériel, les logiciels et les services d'impression pratiques lorsqu'il s'agit de déterminer dans quelle mesure ces services fonctionnent. Gestion de l'impression totale peut augmenter la qualité et la rentabilité d'une opération d'impression. Si un propriétaire d'entreprise externalise la gestion d'impression totale à une autre entreprise, il peut être en mesure de recevoir des suggestions sur la façon de faire de son environnement d'impression plus viable après examen des évaluations de la productivité et de faire les changements ultérieurs de fonctionnement.
En investissant dans la gestion d'impression totale, les administrateurs peuvent être en mesure de rendre leur réseau d'impression plus efficace et gérable. Certains rapports indiquent que les entreprises peuvent réduire leurs coûts d'impression opérationnels par autant que 30%. Suggestions pour gérer la productivité peut inclure l'achat de nouvel équipement multifonctionnel ou tout simplement reconfigurer vieux équipements et à la relocalisation. Si un administrateur impression apporte des modifications comme celles-ci, le pourcentage de l'épargne et de la rentabilité pourrait augmenter encore plus.
Total Print Management peut fournir un point de vue pratique d'une opération d'impression. Par exemple, des rapports détaillés sur l'utilisation des imprimantes peut donner une idée de la façon dont l'administrateur bien et combien de fois ses imprimantes sont utilisées. Grâce à ces rapports, il peut être en mesure de rationaliser leurs opérations afin que l'utilisation efficace de l'imprimante est maximisée. Presque tous les aspects d'une opération d'impression peuvent être contrôlée et gérée à travers un programme de gestion d'impression total, à partir de la saisie des commandes et l'expédition de la gestion des stocks et la réduction des coûts internes douce.
Un programme complet de gestion d'impression peut directement effectuer individus impliqués dans les services d'impression, des clients aux spécialistes des technologies de l'information. Depuis gestion de l'impression totale peut offrir aux administrateurs la possibilité d'améliorer leurs services de soutien, spécialistes de l'informatique peuvent trouver leur emploi plus facile et peut consacrer moins de temps à des problèmes d'impression de dépannage. Cela permet de libérer du temps pour les spécialistes afin d'optimiser les services d'impression. Par la suite, les clients pourront profiter accrue et accélération de la production de documents, ils ne doivent utiliser les services qui maintiennent technologues de l'information dans le cadre du programme de gestion de l'impression totale.
En outre, un programme peut fournir aux administrateurs des portefeuilles et des profils. Dans ceux-ci, de nouvelles stratégies de gestion de l'impression peut être recommandé aux administrateurs qui cherchent à accroître la productivité et économiser de l'argent, ainsi que de fournir les meilleurs services possibles aux clients d'impression. Avec cette information, les coûts de réparation imprévus peuvent être gérés et évités. Les risques peuvent être minimisés par des actifs de suivi et de comptabilité pour tous les coûts opérationnels. Les futures opérations peuvent également être prévues pour les projections à la fois l'expansion et de la technologie.