Un serveur de groupware est un serveur informatique utilisé en tant que connexion pour divers clients qui l'utilisent pour héberger et partager des fichiers dans le cadre d'un environnement de travail collaboratif. Le nombre de clients connectés à ce serveur dépend généralement de la portée et de la nature du projet. Comme il s'agit d'une partie d'un projet collaboratif, il y a généralement des logiciels installés sur les ordinateurs clients différents pour permettre une meilleure communication entre les clients et l'accès au serveur. Un serveur de groupware peut être utilisé pour réduire les communications inutiles ou répétitives entre les membres de l'équipe et augmenter la productivité.
Groupware se réfère généralement à des logiciels ou des suites d'applications, utilisées pour permettre la collaboration sur un projet entre plusieurs utilisateurs qui peuvent ne pas être géographiquement proche de l'autre. L'utilisation d'un serveur de groupware est souvent au cœur de ce type de projet, car le serveur permet à ces utilisateurs de partager plus efficacement et de travailler sur des fichiers informatiques. Un serveur de groupware, par exemple, est souvent utilisé pour l'hébergement de fichiers que les différents utilisateurs travaillant sur un projet partagent les uns avec les autres
Chaque personne qui travaille sur un projet sera généralement à l'aide d'un ordinateur, et ces ordinateurs sont les clients qui se connectent au serveur de groupware. Ces connexions sont généralement cryptées et sécurisées par l'utilisation de mots de passe et des pare-feu pour empêcher l'accès non autorisé et de protéger les données du projet. Le chef d'une petite équipe qui travaille sur un nouveau logiciel, par exemple, peuvent télécharger la dernière version de ce logiciel sur le serveur de groupware. Les autres membres de l'équipe pourraient alors accéder à ce fichier sur le serveur et commencer à diffuser des tests ou des corrections de bugs sur le logiciel, avant puis en le chargeant sur le serveur.
L'utilisation d'un serveur de groupware permet aux membres d'une équipe pour voir ce que les autres ont fait et envoyé. Cela peut être bénéfique car elle permet de mieux prévenir les différents membres d'achever le même travail. L'utilisation d'un serveur de groupware peut également réduire la redondance dans la communication et l'utilisation de la bande passante car les fichiers ne doivent pas être envoyés à chaque individu sur le projet séparément. Étant donné que chaque personne peut accéder au serveur pour télécharger des fichiers tant que de besoin, l'ensemble du processus peut être simplifié. Certains types de groupware peut également utiliser un serveur pour permettre à chaque client de se connecter et de voir ce que font les autres dans des fichiers sur ce serveur en temps réel, permettant ainsi la création de médias collaboratifs et une plus grande interaction en ligne.