Un système de gestion des processus est une méthode généralement utilisée pour planifier, suivre et gérer un processus métier. La gestion des processus à long terme est utilisé pour expliquer toutes les étapes suivies pour obtenir une meilleure compréhension des besoins des clients, et de déterminer la façon la plus rentable pour répondre à ces besoins. Il est important de noter que le système de gestion de processus peut être soit une série d'étapes et de tâches, ou un logiciel système. Quel que soit le type de système, il y a une série de tâches et les étapes spécifiques qui doivent souvent être complétés.
Chaque système de gestion de processus implique généralement six tâches, qui doivent tous être remplis dans l'ordre. La première tâche consiste à définir le processus, de comprendre les besoins du client, ainsi que les risques et les défis de l'organisation à répondre à ces besoins. Un processus clairement défini est généralement indispensable que l'équipe d'analystes d'affaires va revenir sur ce point en permanence pendant toute la durée du projet.
Visualiser le processus idéal est la tâche suivante. Ce processus exige une compréhension claire des processus, des normes de l'industrie, les réglementations gouvernementales et toutes autres règles qui régissent le processus de l'entreprise. En plus de comprendre les exigences de tiers, la structure actuelle de l'organisation et des systèmes déjà en place doivent également être pris en considération.
Les métriques sont la meilleure façon de développer une base de référence du processus d'affaires actuel et de déterminer comment l'application d'un système de gestion des processus aidera dans les opérations commerciales. En particulier, des informations sur les taux de rotation, temps de traitement, temps de réponse de la clientèle, et des retards ou des goulets d'étranglement doit être documentée. Ces valeurs seront désignés par la mise en œuvre du système de gestion des processus et doivent être utilisées après les modifications sont mises en œuvre pour évaluer la réussite du processus.
Les contrôles internes sont nécessaires dans tout processus, et les contrôles actuels doivent généralement être documentés. Lorsque vous utilisez un système de gestion de processus, il est essentiel d'inclure le développement et la mise en œuvre des contrôles internes dans le système. Ces contrôles sont nécessaires pour gérer l'accès, fournir audit sentiers, et à soutenir l'organisation.
Au cours de la mise en œuvre d'un système de gestion de processus, il existe deux types de rapports qui sont élaborés. Les rapports d'activité sont prévus à chaque étape et distribués aux parties prenantes et les propriétaires des processus d'affaires. Le but de ces rapports est de garder tout le monde informé de l'état du projet et à documenter toutes les informations apprises dans le processus. Le deuxième type de rapport est basé sur les transactions réalisées, les problèmes identifiés, le taux de roulement et d'autres valeurs généralement utilisés pour mesurer la performance.