Un système de gestion de l'information est un système général qui incorpore de grandes quantités d'informations dans une organisation. Les éléments de données sont entrés dans une variété de systèmes dans toute l'organisation. Gestion de l'information est chargé de tirer l'ensemble de ces éléments de données ensemble dans un système cohérent. En fonction de la taille de l'organisation, ce système peut traverser de nombreuses plates-formes et des applications logicielles, ou tout peut être logé dans le même ordinateur.
Les organisations recueillent des quantités massives de données sur une base quotidienne. Afin d'accéder et d'utiliser toutes ces informations, l'organisation a besoin d'un système d'information bien planifiée et gérée. La source ou le format de données est sans importance. Tous les éléments d'information doivent entrer dans le système afin que l'organisme puisse les utiliser.
Les données doivent être gérées tout au long de son cycle de vie. Les documents papier, fichiers électroniques de documents, audio, vidéo et de données spécifiques à l'application doivent tous être correctement saisies et stockées. Lois et règlements font obligation sur la façon dont les données doivent être stockées, utilisées et archivées par l'organisation. Ces lois et règlements varient en fonction du type de renseignements recueillis.
Les personnes ayant de l'expérience dans une variété de disciplines travaillent ensemble pour développer un système de gestion de l'information. Les analystes d'entreprise et les avocats travaillent à définir les besoins de l'entreprise et juridiques d'un besoin métier donné. Cette information est ensuite transmise à des spécialistes de bases de données et des spécialistes de l'information afin de déterminer comment les données doivent être stockées dans un système. En fin de compte, les programmeurs et d'autres experts techniques travaillent à développer le logiciel utilisé pour stocker ces informations.
Chaque entreprise et les données ont besoin d'une organisation doit être abordée dans une certaine forme de système de gestion de l'information. Beaucoup de ces systèmes sont développés au sein d'une organisation, en raison des besoins uniques d'une telle organisation. Applications de logiciels commerciaux peuvent être autorisées par une organisation pour répondre à la plupart de ses besoins de gestion des données, mais ces systèmes distincts doivent être intégrés pour les faire communiquer entre eux. Ce processus d'intégration peut être complété dans l'organisation ou par des consultants externes.
Un système de gestion de l'information des données disparates loge en son sein. Ces données peuvent être collectées par la saisie au clavier des données, la collecte portail Web, ou même les téléphones mobiles. Généralement, il ya certaines balises sur ces éléments de données qui permettent à l'organisation de tirer des informations sur le système sur une enquête particulière. Cette capacité est en soi important pour la réussite du système. Si le système ne permet pas une telle enquête, ce n'est pas un système de gestion de l'information, mais plutôt une collection d'applications logicielles.