Les réunions en ligne sont des rassemblements qui ont lieu en utilisant l'Internet comme moyen de communication en temps réel. Plutôt que possèdent les participants à la réunion se rassemblent en un seul lieu physique, le World Wide Web est utilisée pour créer un lieu de rencontre virtuel qui peut être consulté avec les informations d'identification appropriées. Selon la plate-forme logicielle utilisée pour la rencontre en ligne, les participants peuvent être en mesure de communiquer avec l'animateur ou président de plusieurs façons différentes.
Une des façons les plus courantes et peu coûteux de tenir des réunions en ligne est de profiter de la possibilité de créer une salle de chat privé avec une superposition audio. Dans cette application, chaque participant met en place un compte avec le fournisseur de salle de chat. Le président crée le chat room privée et invite les participants à entrer dans la salle. Une fois que tout le monde est réuni, la réunion peut avoir lieu en tapant des messages dans le panneau de discussion commun ou en utilisant la fonction audio en conjonction avec haut-parleurs et des microphones connectés à l'ordinateur de chaque participant ou un ordinateur portable. Alors que l'interaction est limitée, il y a généralement pas de coût associé à cette option, et si la communication verbale est suffisante pour conduire la réunion correctement, en utilisant une salle de chat fonctionne très bien.
Pour les réunions en ligne plus robustes, en utilisant un fournisseur de conférence Web peut être une option. Avec une conférence Web, il n'y a normalement la capacité de communiquer verbalement via une connexion de conférence audio qui fonctionne indépendamment de la partie visuelle de la conférence. Les animateurs peuvent partager des présentations de diapositives, des feuilles de calcul et autres documents avec le groupe en les affichant dans la fenêtre de visualisation.
Avec la plupart des réunions en ligne de ce type, l'animateur peut mettre les autres participants dans ce qui est connu comme un mode écoute seulement, ce qui signifie qu'ils peuvent entendre ce que dit l'animateur, mais ne peuvent pas répondre verbalement. La plupart des services de conférence Web permettent aux participants d'envoyer des questions et commentaires à l'animateur via une interface qui ne l'animateur peut voir. Cette approche fonctionne souvent bien quand il y a une nécessité de faire une présentation officielle. Lorsque l'animateur est prêt pour l'interaction verbale, il n'y a normalement la possibilité de faire toutes les connexions à la conférence entièrement interactive, ou pour permettre aux participants d'être reconnus et autorisés à poser une question ou de répondre verbalement à l'animateur.
Les réunions en ligne ont plusieurs avantages. Tout d'abord, il est possible de tenir une réunion à très court préavis. Les gens n'ont pas à organiser un voyage pour une réunion physique ou bloquer du temps de voyage vers et à partir de la réunion. Deuxièmement, la distance ne devient pas un problème. Les participants peuvent participer à des réunions en ligne, peu importe où ils se trouvent dans le monde. Troisième réunions en ligne prennent la commodité d'une conférence audio vers de nouveaux sommets en permettant l'interaction visuelle ainsi. De nombreux services de réunions en ligne permettent de profiter de fonctionnalités telles que la collaboration, plusieurs présidents et les sites de rencontre protégées par mot de passe.
Il ne fait aucun doute que les réunions en ligne dans des formats libres et tarifé peuvent sauver des entreprises beaucoup de temps et d'argent. Dans le même temps, des organisations à but non lucratif et la foi peuvent également utiliser des réunions en ligne avec un grand avantage, à la fois à des fins internes et de communiquer efficacement avec les supporters ou adhérents de l'organisation.