Un portail d'entreprise est un site unique qui permet au personnel d'accéder à une gamme d'outils, de programmes et de fonctions. Le portail est disponible via l'Internet et a typiquement une présence à la fois publique et privé. Le but principal d'un portail d'entreprise est de fournir au personnel un accès personnalisé à l'information et les outils nécessaires à son poste. De nombreuses entreprises utilisent également le portail d'entreprise pour communiquer avec le personnel, de partager des documents, et d'encourager la collaboration.
Il existe plusieurs technologies différentes qui peuvent être utilisées pour créer un portail d'entreprise: Sun, Microsoft Sharepoint et SAP ne sont que quelques-uns des outils logiciels les plus populaires. Afin de soutenir ce type de technologie, l'organisation doit investir des ressources importantes dans le matériel informatique pour héberger un site Web actif, certificats de sécurité pour maintenir la partie privée du portail, et un outil de gestion des utilisateurs. Les compétences requises pour soutenir ce type de technologie sont souvent trouvés dans les opérations du personnel de soutien ou des spécialistes du matériel.
Dans la plupart des organisations, le portail d'entreprise est utilisé pour afficher des fonctions ou des informations spécifiques à l'utilisateur du système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Le portail est tout simplement la porte permettant d'accéder à ces systèmes. La programmation nécessaire pour faire les fonctionnalités disponibles via le portail variable, basé sur la technologie de l'ERP. Par exemple, un développeur SAP peut utiliser Java ou ABAP pour créer des fonctions de portail web pour les utilisateurs.
Chaque membre du personnel de l'organisation est fourni avec un nom d'utilisateur et mot de passe pour accéder au portail. L’autorisation basée sur les rôles est généralement utilisé pour déterminer quelles fonctions qu'il ou elle est capable de réaliser. Par exemple, tout le personnel peut avoir automatiquement accès à voir leur propre déclaration de rémunération, soumettre les formulaires de remboursement de frais, et d'enregistrer des demandes de congés. Sur la base de la position de la personne dans l'organisation, il ou elle peut également avoir accès aux formulaires de ressources humaines, la gestion des stocks ou de l'information financière. Tout l'accès est géré par le même groupe qui contrôle l'accès au système ERP.
Ce type de technologie est de plus en plus populaire auprès des entreprises qui veulent offrir au personnel un accès aux outils via Internet, tout en gardant les mêmes contrôles actuellement en place. Du point de vue de développeur, le portail d'entreprise est la méthode de livraison parfait pour les utilisateurs qui n'ont pas besoin d'accéder à l'ERP sur une base quotidienne, mais sont des utilisateurs plus occasionnels. Cette fonctionnalité ouvre également la porte à des tableaux de bord analytiques, les mesures, et d'autres outils de communication.