Un système de gestion de l'information est un vaste système qui intègre de grandes quantités d'informations dans une organisation. Les éléments de données sont entrés dans une variété de systèmes dans toute l'organisation. Gestion de l'information est chargé de tirer l'ensemble de ces éléments de données ensemble dans un système cohérent. En fonction de la taille de l'organisation, ce système peut traverser plusieurs plates-formes et des applications logicielles, ou tous peuvent être logés dans le même ordinateur.
L’organisation de recueillir d'énormes quantités de données sur une base quotidienne. Afin d'accéder et d'utiliser toutes ces informations, l'organisation a besoin d'un système d'information bien planifiée et gérée. La source ou le format des données est sans importance. Tous les éléments de données doivent entrer dans le système afin que l'organisation puisse les utiliser.
Les données doivent être gérées tout au long de son cycle de vie. Les documents papier, fichiers électroniques, documents audio, vidéo et de données spécifiques à l'application doivent tous être correctement saisies et stockées. Lois et règlement impose des exigences sur la façon dont les données doivent être stockées, utilisées et archivées par l'organisation. Ces lois et règlements varient selon le type de renseignements recueillis.
Les personnes ayant de l'expérience dans une variété de disciplines travaillent ensemble pour développer un système de gestion de l'information. Les analystes d'entreprise et les avocats travaillent à définir les exigences opérationnelles et juridiques d'un besoin métier donné. Cette information est ensuite transmise à des spécialistes de bases de données et des spécialistes de l'information afin de déterminer comment les données doivent être stockées dans un système. En fin de compte, les programmeurs et d'autres experts techniques travaillent à développer le logiciel utilisé pour stocker ces informations.
Chaque entreprise et les données doivent d'une organisation doit être abordé dans une certaine forme de système de gestion de l'information. Beaucoup de ces systèmes sont développés au sein d'une organisation, en raison des besoins uniques d'une telle organisation. Applications logicielles commerciales peuvent être agréés par un organisme à atteindre la plupart de ses besoins de gestion des données, mais ces systèmes distincts doivent être intégrés à les faire communiquer les uns avec les autres. Ce processus d'intégration peut être effectué au sein de l'organisation ou par des consultants externes
Un système de gestion de l'information des données disparates abrite en son sein. Ces données peuvent être collectées par le clavier de saisie de données, le portail Web de collecte, ou même les téléphones mobiles. Généralement, il existe certaines balises sur ces éléments de données qui permettent à l'organisme de récupérer des informations sur le système sur une enquête particulière. Cette capacité est en soi important pour la réussite du système. Si le système ne permet pas une telle enquête, il n'est pas un système de gestion de l'information, mais plutôt une collection d'applications logicielles.