Un système de gestion de base de données (SGBD) est en fait un logiciel qui permet aux utilisateurs de visualiser, modifier, trier et générer des rapports sur un ensemble de données spécifique. Ces programmes peuvent aussi être appelés applications, interfaces, ou des clients. Les utilisations d'un système de gestion de base de données sont spécifiques aux fonctions pour lesquelles il a été élaboré: les systèmes peuvent être conçus pour répondre à une variété de besoins des utilisateurs. Pour utiliser un système de gestion de base de données, les utilisateurs doivent soit apprendre les commandes associées avec le système ou se familiariser avec l'interface utilisateur graphique (GUI) des outils qui ont été développés pour accomplir des tâches telles que la création et la modification des tables et l'ajout, la modification ou la suppression d'enregistrements.
Si le système de gestion de base de données que vous utilisez est accessible via une "ligne de commande" - une commande typé qui exécute un programme - vous aurez à maîtriser avec les conventions de ce qui est connu comme langage de requête standard (SQL). Cela exige que vous tapiez des commandes spécifiques afin de communiquer vos demandes à la base de données elle-même. Par exemple, la commande "CREATE TABLE Customers" créerait une table nommée «clients» dans une base de données existante. Une telle commande simple ne fait pas de colonnes dans la table ni le remplir avec des données. Des commandes supplémentaires peuvent ajouter de la complexité et de la profondeur à la nouvelle table.
D'autres systèmes de gestion de bases de données peuvent être accessibles via des portails Web. Ceux-ci sont généralement maintenu par une société d'hébergement Web et avoir une interface graphique conviviale qui permet aux utilisateurs de visualiser et de sélectionner les commandes possibles. Pour utiliser ce type de système de gestion de base de données, vous devez vous familiariser avec les options de menu permettant l'exécution de tâches telles que l'ajout de tables et de mettre en place des colonnes, ainsi que l'ajout, modification et suppression de données dans ces tables. Lorsque vous travaillez avec ce type de système de gestion de base de données, il n'est pas nécessaire d'apprendre SQL. Certains experts, cependant, conseillent que l'apprentissage des rudiments de SQL peut aider à résoudre des problèmes et l'écriture de requêtes.
Un troisième type de système de gestion de base de données permet une interface graphique pour être installé sur un ordinateur, ce qui permet aux utilisateurs d'exécuter le programme à partir de leurs postes de travail. Comme dans les systèmes basés sur le Web, les options de menu varient, mais les tâches nécessaires pour gérer la base de données ne nécessitent pas la connaissance de SQL. Les systèmes de gestion au sein d'une interface graphique nécessitent des options de menu spécifiques d'apprentissage. Même si vous n'avez pas à écrire dans SQL, une compréhension générale des fonctions de base de données est essentielle pour que les éléments du système puissent être configurés correctement.