La gestion d'impression peut avoir plusieurs définitions. Elle peut être décrite comme le contrôle, l'entretien et la surveillance d'un environnement d'impression et ses niveaux de productivité. Généralement, un administrateur qui s'occupe de la gestion d'impression peut gérer toutes les imprimantes sur son réseau. Il est fourni avec des mises à jour de statut en temps réel sur les imprimantes et le réseau sur lequel ils opèrent. En substance, il peut gérer de nombreuses imprimantes et de leurs environnements d'un ordinateur. Si l'administrateur n'a pas été engagé dans les activités de gestion de l'imprimante, il peut avoir pour s'occuper de chaque ordinateur individuellement.
La gestion d'impression est destinée à fournir aux entreprises et aux organisations les outils nécessaires pour tirer le meilleur parti de leurs ressources. L'espace, le matériel, les logiciels et le temps - comme des délais - sont tous considérés comme lorsque l'on tente de rationaliser les opérations d'impression. Les propriétaires d'entreprise peuvent choisir d'externaliser leurs activités de gestion d'impression et de suivre les conseils de professionnels qui fournissent des services de gestion d'impression. Par exemple, un service de gestion d'impression tiers peut évaluer les procédés d'impression de l'entreprise et offrir des suggestions telles que les mises à niveau matérielles et logicielles, la relocalisation de l'équipement ou l'ajout d'un employé pour augmenter la productivité.
Les rapports fournis par les activités de gestion d'impression de base peuvent aider l'administrateur à maintenir au-dessus de ce qui se passe dans son environnement d'impression. Si un administrateur identifie les activités qu'il pense peut contribuer à un problème plus tard, il peut prendre des mesures pour modifier ces comportements dans l'environnement d'impression. Par exemple, un administrateur qui constate papier gaspillé peut imposer des limites d'impression ou exiger que les utilisateurs utilisent des options qui permettent l'impression recto-verso.
La gestion d'impression peut également aider l'administrateur dans leurs efforts de dépannage. Notifications et les scripts peuvent être envoyés à distance à travers le système pour résoudre les problèmes. Ces problèmes peuvent aller à la portée des changements de toner et de papier simples à des défaillances du système. Depuis les petits problèmes sont capturés avant qu'ils ne deviennent plus grands, la nécessité d'un soutien technique majeur peut être réduite.
Outre la rationalisation des opérations, de la gestion d'impression peut vous aider à économiser de l'argent et d'augmenter la productivité d'une entreprise ou d'une organisation. Par exemple, les activités de gestion d'impression bénéfiques sont ceux qui permettent de réduire les déchets et de réduire le montant des réparations nécessaires pour maintenir un environnement d'impression opérationnel. Pour connaître vraiment les avantages de la gestion de l'impression, des changements devront être faits en fonction des besoins spécifiques d'une entreprise.